Laddar...
Dokumentversion 7 november 2026. Versionen gäller för ett kundavtal när den har införlivats på ett giltigt sätt; befintliga avtal ändras enligt sitt tillämpliga ändringsförfarande.
Innehållsförteckning
Detta Personuppgiftsbiträdesavtal ("DPA") utgör en del av de Allmänna Villkoren ("Terms of Service") mellan ReVoice AI AB (org.nr 559505-0849), som tillhandahåller tjänsten ReVoice ("Personuppgiftsbiträdet"), och den kund som använder tjänsten yrkesmässigt eller kommersiellt ("Kunden"), i den mån ReVoice behandlar personuppgifter för Kundens räkning och Kunden är personuppgiftsansvarig.
DPA:n ingår genom giltig accept av de Allmänna Villkor eller det kundavtal som uttryckligen införlivar denna version av DPA:n. Samma grundomfattning gäller vid professionell/B2B-användning av Individual, Business, en provperiod eller en särskilt avtalad Enterprise-lösning. Ett nytt abonnemangsnamn eller en separat manuellt signerad PDF krävs inte enbart för att biträdesbehandlingen ska omfattas.
Kundspecifika behandlingar, dokumenterade instruktioner och avvikande krav kompletteras i bilaga eller särskilt kundavtal när det behövs. Enterprise kan avtalas separat; vid behov av en manuellt signerad version, kontakta privacy@re-voice.io. DPA:n omfattar inte ReVoices egna ändamål som personuppgiftsansvarig, exempelvis egen konto- och faktureringsadministration eller egen säkerhets- och missbruksförebyggande behandling. Dessa beskrivs separat i integritetspolicyn. Bilaga 1 anger för varje behandling om ReVoice är personuppgiftsbiträde eller personuppgiftsansvarig, och bilaga 2 beskriver de tekniska och organisatoriska åtgärderna.
Biträdet ska behandla personuppgifter endast enligt Den Ansvariges dokumenterade instruktioner, inbegripet vad gäller överföring av personuppgifter till tredjeland, om inte behandlingen krävs enligt unionsrätt eller nationell rätt som Biträdet omfattas av; i så fall ska Biträdet informera Den Ansvarige om det rättsliga kravet innan behandlingen sker, såvida inte sådan information är förbjuden med hänsyn till ett viktigt allmänintresse.
Denna DPA, de Allmänna Villkoren, överenskomna bilagor och Kundens behöriga konfiguration och användning av Tjänsten utgör dokumenterade instruktioner för de behandlingar som omfattas av biträdesuppdraget. Inställningar och användning får inte utvidga behandlingen i strid med avtalade begränsningar. För röstprofiler krävs giltigt individuellt uttryckligt samtycke där samtycke används som grund; ett administratörsval ersätter inte personens samtycke. Biträdet behandlar inte uppgifterna för egna ändamål inom detta uppdrag och ska informera Den Ansvarige om Biträdet anser att en instruktion strider mot GDPR eller annan tillämplig dataskyddslagstiftning.
För att leverera biträdesbehandlingen anlitar Biträdet underbiträden för funktioner såsom molnlagring, hosting, tal-till-text, AI-bearbetning, text-till-tal, mötesassistans och leverans av Kundens innehåll. Biträdet ansvarar gentemot Den Ansvarige för underbiträdenas skyldigheter enligt artikel 28. Leverantörer som enbart används för ReVoices egna ansvarigändamål omfattas inte av denna uppräkning enbart på grund av leverantörens namn.
Den Ansvarige lämnar genom denna DPA ett allmänt skriftligt förhandstillstånd enligt artikel 28.2 i GDPR till att Biträdet anlitar de underbiträden som anges i den publicerade förteckningen över underbiträden och, enligt förfarandet i detta avsnitt, nya eller ersättande underbiträden. Biträdet ska genom skriftligt avtal ålägga varje underbiträde samma skyldigheter avseende dataskydd som följer av denna DPA, i synnerhet tillräckliga garantier för lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder. Underbiträden får behandla Kundens uppgifter endast för uppdraget och får inte använda Kundens innehåll för egen allmän modellträning. Lagring och teknisk loggning som behövs för uppdraget ska begränsas till avtalade ändamål och tider. Tredjelandsöverföring kräver tillämpligt överföringsstöd enligt kapitel V i GDPR. En aktuell förteckning över underbiträden, med ändamål och dataregion för vart och ett, publiceras på https://re-voice.io/sub-processors. Tillägg eller byte meddelas minst 10 dagar i förväg till Kundens administratörer, innan underbiträdet börjar behandla Kundens uppgifter. Den Ansvarige får inom den tiden invända av sakliga dataskyddsskäl. Kan parterna inte lösa invändningen får Den Ansvarige säga upp den berörda delen av Tjänsten, eller avtalet, med verkan innan ändringen tillämpas på Den Ansvariges uppgifter.
Biträdet ska vidta de tekniska och organisatoriska åtgärder som krävs enligt artikel 32 i GDPR. Åtgärderna beskrivs i bilaga 2.
Kundens data, inklusive inspelningar och uppladdade dokument, lagras med den kryptering i vila som hosting- och lagringsleverantörerna tillhandahåller. Därutöver krypteras transkriptionstext, sammanfattningstext, meddelanden i AI-chatt och möteschatt, kommentarer, höjdpunkter, lärdomar, mötestitlar, röstavtryck och lagrade autentiseringsuppgifter (integrations- och OAuth-tokens, SSO-klienthemligheter och hemligheter för tvåfaktorsautentisering) på fältnivå med AES-256-GCM. Trafiken mellan webbläsaren och re-voice.io krypteras med TLS. Alla interna anslutningar inom hostingleverantörens privata nät är inte krypterade.
Personal hos Biträdet som behandlar uppgifterna har förbundit sig till sekretess eller omfattas av lagstadgad tystnadsplikt.
Om Biträdet upptäcker en säkerhetsincident som rör Den Ansvariges personuppgifter, ska Biträdet underrätta Den Ansvarige utan onödigt dröjsmål - och under alla omständigheter senast 48 timmar efter att ha blivit medveten om intrånget.
Underrättelsen ska, i den mån uppgifterna finns tillgängliga, innehålla det som anges i artikel 33.3 i GDPR: incidentens art, kategorier och ungefärligt antal registrerade och poster, sannolika konsekvenser, vidtagna och föreslagna åtgärder samt en kontaktperson. Uppgifter som inte finns tillgängliga vid underrättelsen lämnas stegvis utan onödigt dröjsmål.
Med beaktande av behandlingens art ska Biträdet, genom lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder och i den mån det är möjligt, bistå Den Ansvarige med att fullgöra sin skyldighet att svara på begäran från registrerade som utövar sina rättigheter enligt kapitel III i GDPR (tillgång, rättelse, radering, begränsning, dataportabilitet och invändning). Tjänsten tillhandahåller självbetjäningsverktyg för export och radering för detta ändamål. Om Biträdet tar emot en sådan begäran direkt ska Biträdet utan dröjsmål vidarebefordra den till Den Ansvarige och inte besvara den självt annat än enligt Den Ansvariges dokumenterade instruktioner.
Med beaktande av behandlingens art och den information som är tillgänglig för Biträdet ska Biträdet bistå Den Ansvarige med att säkerställa att skyldigheterna enligt artiklarna 32-36 i GDPR fullgörs, inbegripet säkerhet i behandlingen, anmälan av personuppgiftsincidenter till tillsynsmyndigheten och till registrerade, konsekvensbedömningar avseende dataskydd samt förhandssamråd med tillsynsmyndigheten.
Biträdet ska ge Den Ansvarige tillgång till all information som krävs för att visa att skyldigheterna enligt artikel 28 i GDPR fullgörs, och ska möjliggöra och bidra till granskningar, inbegripet inspektioner, som genomförs av Den Ansvarige eller av en annan revisor som Den Ansvarige har bemyndigat.
I första hand lämnar Biträdet, inom 30 dagar från en skriftlig begäran, skriftliga svar och den dokumentation som behövs, däribland bilaga 2, förteckningen över underbiträden och de revisionsrapporter eller certifikat från underbiträden som Biträdet får lämna ut. Räcker underlaget inte för att visa att skyldigheterna fullgörs får Den Ansvarige genomföra en granskning eller inspektion.
En granskning eller inspektion sker efter minst 30 dagars skriftligt förhandsmeddelande, under normal arbetstid, högst en gång per tolvmånadersperiod och på ett sätt som inte röjer andra kunders uppgifter eller äventyrar säkerheten i Tjänsten. Begränsningen till en gång per period och varseltiden gäller inte när en tillsynsmyndighet kräver granskningen, efter en personuppgiftsincident som rör Den Ansvariges uppgifter, eller när det finns konkreta skäl att anta att Biträdet bryter mot denna DPA. En revisor som inte är anställd hos Den Ansvarige ska vara bunden av sekretess och får inte vara en konkurrent till Biträdet. Varje part står sina egna kostnader för granskningen.
Vid Avtalets upphörande ska Biträdet enligt Den Ansvariges val radera eller återlämna de personuppgifter som omfattas av biträdesuppdraget och radera befintliga kopior, om inte unionsrätt eller nationell rätt kräver lagring.
Före upphörandet kan Den Ansvarige exportera uppgifter med självserviceexporten; där den inte täcker begäran ska Biträdet bistå med ytterligare granskad leverans. Den Ansvarige kan också själv radera uppgifterna omedelbart genom att radera mötesposter, Spaces eller kontot i Tjänsten. I annat fall raderar Biträdet uppgifterna ur Tjänstens databas och fillagring senast 30 dagar efter Avtalets upphörande. Inom samma tid kan Den Ansvarige begära export eller att raderingen sker tidigare. När Kunden är ett företag omfattar raderingen företagets delade Spaces (Main Space och Project Spaces) med deras innehåll. Medlemmarnas My Private Space och konton följer medlemmen och raderas när medlemmen raderar sitt konto.
Radering hos underbiträden som lagrar filer och hos mötesbotleverantören begärs samtidigt, och en begäran som misslyckas görs om tills den lyckas. Krypterade säkerhetskopior av databasen sparas i 35 dagar och raderade filer finns kvar i den krypterade filkopian i högst 35 dagar; därefter är uppgifterna borta även där. Den senaste giltiga säkerhetskopian och den senast återställningsövade kopian behålls tills en nyare finns, vilket bara förlänger tiden om senare körningar misslyckas. Kopiorna används enbart för återställning.
På Den Ansvariges begäran lämnar Biträdet en skriftlig bekräftelse av raderingen som anger vad som har raderats och när, och vilka steg som återstår (säkerhetskopior och leverantörernas bekräftelser). En accepterad begäran eller lokal kontoradering är inte i sig ett kvitto på att samtliga steg är slutförda. Gällande lagringstider under avtalstiden beror på faktisk plan, Spacets lagringsinställningar och datakategori enligt integritetspolicyn avsnitt 9 och Kundens dokumenterade instruktioner.
Vid motstridighet mellan denna DPA och de Allmänna Villkoren eller annat avtal mellan parterna har denna DPA företräde i frågor om behandling av personuppgifter för Kundens räkning, om inte ett skriftligt avtal som båda parter har undertecknat uttryckligen avviker från en viss bestämmelse i den. Denna DPA gäller så länge Biträdet behandlar personuppgifter för Kundens räkning.
Biträdets kontaktpunkt för frågor om denna DPA, personuppgiftsincidenter, begäranden från registrerade, granskningar och radering är ReVoice AI AB:s dataskyddskontakt. Biträdet har inte utsett något dataskyddsombud enligt artikel 37 i GDPR. Den Ansvarige meddelar sin kontaktperson för dataskyddsfrågor till samma adress; har ingen angetts skickas meddelanden till Kundens administratörer.
ReVoice AI AB, Att: Dataskyddskontakt
Avtalsfrågor: legal@re-voice.io
Dataskydd, incidenter och rättighetsbegäranden: privacy@re-voice.io
Tabellen anger vem som är personuppgiftsansvarig för respektive behandling i Tjänsten och vilken roll ReVoice har. Denna DPA gäller de rader där ReVoice är personuppgiftsbiträde. Där ReVoice är personuppgiftsansvarig gäller integritetspolicyn.
| Behandling | Ändamål | ReVoices roll | Personuppgiftsansvarig |
|---|---|---|---|
| Mötesinspelning, transkribering och importerade filer | Spela in, transkribera och lagra Kundens möten och filer | Personuppgiftsbiträde | Kunden |
| Sammanfattningar, analyser, Matilda och sökning i möten och Company Knowledge | Ta fram sammanfattningar, uppföljning, svar och sökresultat ur Kundens material | Personuppgiftsbiträde | Kunden |
| Sentimentanalys av transkriptets text | Beskriva uttryckt sentiment för mötesägaren, bara när Spacet har slagit på funktionen och aldrig i rekryteringsmöten | Personuppgiftsbiträde | Kunden |
| Röstprofiler för talaridentifiering | Känna igen talare i Kundens möten, med den registrerades uttryckliga samtycke | Personuppgiftsbiträde | Kunden |
| Rekryteringsstöd (kandidatunderlag, intervjuunderlag och rekryterarens egna beslut) | Stödja Kundens rekrytering; besluten fattas av rekryteraren | Personuppgiftsbiträde | Kunden |
| Avtalsgranskning med motpart och e-signering via Scrive | Skicka Kundens avtal för granskning eller signering | Personuppgiftsbiträde (Scrive är underbiträde) | Kunden |
| Integrationer och externa AI-klienter som Kunden ansluter | Hämta och leverera data enligt Kundens val; mottagaren behandlar enligt sina egna villkor med Kunden | Personuppgiftsbiträde | Kunden |
| Begäranden från mötesdeltagare och andra registrerade i Kundens material | Bistå Kunden med export och radering enligt Kundens instruktion | Personuppgiftsbiträde | Kunden |
| Användarkonton, inloggning och behörigheter | Tillhandahålla och skydda kontot | Personuppgiftsansvarig | ReVoice |
| Abonnemang, betalning och bokföring | Ta betalt och uppfylla bokföringskrav | Personuppgiftsansvarig (Stripe är självständigt ansvarig för sina egna ändamål) | ReVoice |
| Säkerhet, revisionsloggar, AI-granskningslogg och felsökning | Skydda Tjänsten, utreda incidenter och förebygga missbruk | Personuppgiftsansvarig | ReVoice |
| Support (hjälpcentret, Matilda Support och supporttelefonen) | Besvara och följa upp supportärenden | Personuppgiftsansvarig | ReVoice |
| Marknadsföring, leads och nyhetsbrev, inklusive spärr efter invändning | Skicka produktnyheter till den som har samtyckt och respektera invändningar | Personuppgiftsansvarig | ReVoice |
| Webbplats och webbanalys | Driva webbplatsen och, med besökarens samtycke, mäta besök | Personuppgiftsansvarig | ReVoice |
| Meddelanden om Tjänsten | Informera om drift, ändrade villkor och nya underbiträden | Personuppgiftsansvarig | ReVoice |
För de rader där Kunden är personuppgiftsansvarig avgör Kunden rättslig grund och information till de registrerade (Villkoren avsnitt 13).
Åtgärderna beskriver hur Tjänsten är byggd och drivs. Biträdet får ändra en åtgärd om skyddsnivån inte sänks. Var data lagras och behandlas framgår per leverantör av förteckningen över underbiträden.