INTEGRITETSPOLICY - REVOICE

1. Personuppgiftsansvarig och kontaktuppgifter

ReVoice AI AB (org.nr 559505-0849) är personuppgiftsansvarig för de behandlingar där Bolaget bestämmer ändamålen och medlen för behandlingen.

• Bolagsnamn: ReVoice AI AB
• Organisationsnummer: 559505-0849
• Momsregistreringsnummer: SE559505084901
• Registrerad adress: Katthögsvägen 66-76, 244 91 Kävlinge

Bolaget har inte utsett något dataskyddsombud enligt artikel 37 GDPR. Frågor om personuppgiftsbehandling besvaras av Bolagets dataskyddskontakt på adressen nedan.

2. Regulatoriska roller under GDPR

• 2.1 Bolaget som Personuppgiftsansvarig Bolaget agerar självständigt personuppgiftsansvarig för behandling som rör Tjänstens infrastruktur, administration och kommersiella drift. Detta omfattar: - Hantering av användarkonton, autentisering och användarprofiler. - Hantering av abonnemang, betalningsströmmar och fakturering. - Driftsäkerhet, loggning, teknisk felsökning och proaktivt förhindrande av missbruk. - Direktkommunikation med registrerade samt drift av webbplatsen (inklusive nödvändiga cookies och, endast med besökarens samtycke, webbanalys).
• 2.2 Bolaget som Personuppgiftsbiträde När en juridisk person eller organisation (”Kunden”) använder Tjänsten för att behandla mötesinnehåll (såsom inspelning, transkribering, sammanfattning, textanalys och dokumenthantering) agerar Bolaget som personuppgiftsbiträde på instruktion av Kunden. I dessa fall är Kunden personuppgiftsansvarig och ansvarar för att: - Det föreligger en giltig rättslig grund enligt artikel 6 GDPR för behandlingen av mötesdata. - Samtliga mötesdeltagare har erhållit adekvat information (artikel 13 och 14 GDPR). - Inspelning och transkribering är tillåten. Bolagets skyldigheter som personuppgiftsbiträde regleras i Personuppgiftsbiträdesavtalet (DPA), som ingår i kundavtalet och publiceras på https://re-voice.io/dpa. Detsamma gäller när en Användare via Tjänsten skickar ett avtalsutkast till en motpart för granskning: motpartens namn och e-postadress, engångskoder, filer som motparten laddar upp samt tidpunkterna för verifiering och godkännande behandlas på Kundens instruktion.

3. Kategorier av personuppgifter som behandlas

Bolaget behandlar följande kategorier av personuppgifter:

• Administrativa- och kontouppgifter: Namn, e-postadress, lösenord (krypterat i hashad form), profilinställningar, språkpreferenser samt workspace-tillhörighet och roll.
• Tekniska data och säkerhetsdata: IP-adress, enhetsinformation, webbläsartyp, sessionsdata, inloggningshistorik, felrapporter och säkerhetsloggar.
• Webb- och användningsanalys: Endast när besökaren godkänner analys i cookiebannern: besökta sidor, hänvisande sida, kampanjparametrar (UTM), tid på sidan, enhets- och webbläsartyp, skärmstorlek, språk, den ungefärliga plats (land, region och ort) som härleds ur IP-adressen samt en förkortad IP-adress (för IPv4 utan den sista delen, för IPv6 bara de tre första grupperna) och ett saltat hashvärde av den förkortade adressen, som sparas i stället för den fullständiga adressen, kopplat till användarkontot när besökaren är inloggad. Besökarens e-postadress sparas inte i besöksanalysen. Bolagets egna analysuppgifter raderas efter nittio (90) dagar. Med samma samtycke tar Cloudflare Web Analytics emot sidvisningar och besökarens IP-adress.
• Företags- och faktureringsidentifiering: Företagsnamn, organisationsnummer, momsregistreringsnummer och företagets telefonnummer, när de anges vid registrering eller köp, samt tidpunkten för bekräftelsen att avtalet tecknas i näringsverksamhet. Organisationsnumret kontrolleras till formatet och, för svenska nummer, kontrollsiffran; det slås inte upp i något företagsregister.
• Supportdata: Meddelanden och kontaktuppgifter i supportärenden och i samtal med Matilda Support, samt, när någon ringer ReVoices supportlinje, uppringarens nummer, samtalets ljud, transkript och sammanfattning av samtalet och de meddelanden eller uppgifter för återuppringning som uppringaren lämnar.
• Marknadsföringsdata: E-postadress, namn, språk och källa för en anmälan till marknadsföringsutskick, uppgift om samtycket till dem (inklusive bekräftelse av dubbel opt-in och, för registrerade användare, när och var de valde att få marknadsföringsmejl och när de avregistrerade sig), Bolagets egna anteckningar om sin säljuppföljning av leads samt, för varje utskick och mottagare, om och när mottagaren öppnade utskicket eller klickade på en länk i det, när e-postleverantören rapporterar det. Öppningar och klick räknas ihop per kampanj. Uppgifterna per mottagare raderas tolv (12) månader efter utskicket; de sammanräknade siffrorna per kampanj sparas. Har en lead klickat på en länk men inte registrerat sig föreslår Tjänsten under trettio (30) dagar att Bolagets personal följer upp personen.
• Mötesmetadata: Mötestitlar, tidsstämplar, möteslänkar, plattformsinformation (t.ex. Zoom, Microsoft Teams, Google Meet) samt deltagarlistor.
• Ljud-, bild- och textdata: Ljud- och videoinspelningar, skärmdelningsdata, realtidstranskriptioner, slutgiltiga transkript, talaretiketter samt redigerade textversioner.
• AI-genererad data: Sammanfattningar, åtgärdspunkter, beslutshistorik, samtalsanalys, data från AI-chatt (Live Assistant/Live Coach), strukturerad relationsdata (kunskapsgrafer) samt, när den är påslagen enligt avsnitt 6, sentimentanalys. Sentimentanalysen är en automatisk klassning av varje transkriberat yttrande i en av sex känslokategorier (glädje, entusiasm, neutral, oro, frustration och förvirring), med värden för hur positivt och hur intensivt yttrandet uppfattas och hur säker klassningen är, kopplad till den talare som sade det. Klassningen görs av en språkmodell utifrån transkriptets text, inte utifrån rösten, och beskriver vad som uttrycks i texten, inte vad personen känner.
• Rekryteringsdata (endast när Kunden använder rekryteringsfunktionerna): Tjänstebeskrivningar, kandidaters CV, AI-genererade bedömningar av hur underlaget om en kandidat matchar en roll samt rekryterarens egna beslut och anteckningar.
• Samtyckesuppgifter: Uppgifter om lämnade och återkallade samtycken, inklusive mötesdeltagares beslut när funktionen för mötessamtycke används och samtycken till röstavtryck (se avsnitt 11). De innehåller inga biometriska uppgifter.
• Dokumentation (Company Knowledge): Uppladdade filer, extraherad text, metadata samt tillhörande vektorrepresentationer (embeddings).
• Integrationsdata (Tredjepart): Kalenderhändelser, CRM/ERP-metadata och krypterade OAuth-tokens efter användarens aktivering.
• Finansiella data: Abonnemangsstatus, kund-ID hos betalningsleverantör samt faktureringsunderlag. Kreditkortsuppgifter behandlas direkt av PCI-DSS-certifierad betalningsleverantör och lagras inte av Bolaget.

4. Ändamål och Rättslig grund för behandlingen

5. Transparent information vid mötesdeltagande

När ReVoice mötesassistent ansluter till ett virtuellt möte syns den i deltagarlistan som ”Matilda by ReVoice”; namnet kan inte ändras. När assistenten ansluter skickar den ett meddelande i mötets chatt. Meddelandet skrivs på svenska, eller på engelska när mötets eller kontots språk är engelska eller ett annat namngivet språk än svenska. Det anger för vem Matilda deltar, med användarens och företagets namn när de är kända, och nämner ingen användare eller inget företag när uppgifterna saknas eller när samma assistent kan spela in mötet för användare i flera företag. Det talar också om hur man stoppar inspelningen. När någon ansluter efter assistenten skickas meddelandet igen till mötets chatt, högst en gång per ny deltagare. Exempel med påhittade namn:

• Svenska: ”Hej, jag är Matilda från ReVoice. Jag deltar för Anna Andersson (Exempel AB) som AI-mötesassistent för att spela in/transkribera mötet och skapa AI-stödda anteckningar. Vill du inte att mötet spelas in? Skriv stopp i chatten, så lämnar jag mötet och inspelningen kasseras. Information om personuppgiftsbehandling finns på https://re-voice.io/privacy”
• Engelska: ”Hi, I’m Matilda from ReVoice. I’m joining on behalf of Anna Andersson (Exempel AB) as an AI meeting assistant to record/transcribe this meeting and create AI-assisted notes. Don’t want this meeting recorded? Type stop in the chat and I will leave the meeting and the recording will be discarded. Privacy information is available at https://re-voice.io/privacy”

Den som deltar i mötet kan stoppa inspelningen genom att skriva stopp (eller stop) som ett eget meddelande i mötets chatt; stora eller små bokstäver spelar ingen roll, men ordet måste vara hela meddelandet. Matilda svarar i chatten och lämnar mötet, och inspelningen kasseras: mötet bearbetas inte vidare, ingen sammanfattning eller analys görs, konversationen tas bort ur Tjänsten och den raderas permanent, med transkript, filer och mötesbotleverantörens kopia av inspelningen, enligt avsnitt 9. Detsamma gäller när mötets värd tar bort Matilda från mötet. Mötesägaren får en notis i Tjänsten om att inspelningen har kasserats och varför, men inte vem som invände. Ett ”nej” eller ”no” stoppar inte inspelningen. När funktionen för mötessamtycke används följs meddelandet av en fråga om samtycke till AI-transkribering: deltagarna svarar JA för att godkänna att det de säger transkriberas eller AVBÖJ för att avböja. För den som avböjer sparas en markering i stället för det personen säger, och mötets inspelning med allas ljud raderas.

Meddelandet är en informationsåtgärd och ersätter inte Kundens skyldighet att informera deltagarna och att ha en rättslig grund för inspelningen. Assistenten stannar i mötet bara medan någon av de användare som den spelar in för deltar; när samma assistent spelar in mötet för flera användare stannar den så länge minst en av dem är med. En användare räknas som närvarande när mötesplattformen anger användarens e-postadress för en deltagare. Anger plattformen ingen e-postadress för deltagaren räcker det att namnet stämmer exakt med användarens fullständiga namn, eller att användaren själv har valt deltagaren under Det här är jag i livevyn. Namnet är ingen verifierad identitet: en annan deltagare som visar exakt samma fullständiga namn utan att plattformen anger någon e-postadress räknas därför också som användaren. En deltagare som plattformen anger med en annan e-postadress än användarens räknas aldrig som användaren, oavsett namn. Har ingen sådan användare anslutit inom fem minuter efter att inspelningen startat, eller lämnar de mötet och ingen ansluter igen inom två minuter, lämnar assistenten mötet. Medan assistenten väntar spelas mötet in och transkriberas i realtid, men innan användaren har anslutit skickas ingenting från mötet till Matilda, live-coachningen, säljsignalerna, sökindexeringen eller den automatiska rubriksättningen, och det som spelats in visas inte heller i Tjänsten, varken i livevyn, på mötessidan, i exporter, i delade länkar eller via API. Har den användare som en inspelning gäller inte deltagit alls markeras inspelningen som raderad när mötet avslutas: den tas bort ur Tjänsten, ingen efterbearbetning eller sammanfattning görs, och den raderas permanent, med realtidstranskript och filer, trettio (30) dagar senare enligt avsnitt 9.

6. Profilering och automatiserat beslutsfattande

Tjänsten använder AI för transkribering och sammanfattning och, när den är påslagen, för sentimentanalys. Sentimentanalysen klassar vad som uttrycks i varje yttrande i ett transkript i en kategori kopplad till talaren (se avsnitt 3). Den är avstängd som standard och görs bara för möten i en arbetsyta (Space) där den uttryckligen har slagits på; en betald plan slår inte på den. Den görs aldrig i rekrytering: inte för intervjuer, inte för möten med rekryteringscoachning eller en rekryteringsprofil, inte för möten kopplade till en kandidat och inte när en tidigare debriefing för mötet gällde rekrytering. Resultatet visas bara för mötesägaren, inte för andra som har åtkomst till mötet. Klassningen är en automatisk tolkning av texten och kan vara fel. Neutral är ett vanligt utfall, och klassningen fastställer inte någons känslor, tonfall, personlighet eller psykologiska trygghet. Nya analyser ger inga poäng för karisma eller vakenhet, och äldre sådana poäng visas inte när sentimentanalysen inte är tillåten för mötet. Dessa processer utgör inte sådant automatiserat beslutsfattande som har rättsliga följder eller på liknande sätt i betydande grad påverkar den registrerade i den mening som avses i artikel 22 GDPR. AI-genererat innehåll ska betraktas som beslutsunderlag och bör verifieras manuellt av Användaren. När Kunden använder rekryteringsfunktionerna tar Tjänsten fram AI-genererade bedömningar av hur underlaget i en kandidats dokument och intervju matchar en roll. De är beslutsunderlag för rekryteraren: anställningsbeslut registreras endast av en person, och Tjänsten fattar dem inte.

7. Mottagare av personuppgifter och Underbiträden

Bolaget lämnar ut personuppgifter endast till de mottagare som behövs för respektive ändamål, under skriftliga avtal. Underbiträden som behandlar Kundens data listas, med ändamål, var data lagras och behandlas och vilken överföringsmekanism som gäller, på https://re-voice.io/sub-processors; ändringar meddelas enligt gällande DPA. Mottagarna är:

• Drift, lagring och felspårning: Render (hosting, databas och bakgrundsbearbetning), Cloudflare (nätverk, fillagring i R2 och, efter samtycke, webbanalys) och Sentry (felspårning på serversidan). En felhändelse innehåller felmeddelandet, stackspåret och tekniska uppgifter om förfrågan, men inte förfrågningens innehåll. Kända känsliga fält, till exempel transkript, prompter, e-postadresser och namn, censureras innan händelsen skickas, frågesträngar i adresser skickas inte och felmeddelanden förkortas; någon gemensam maxlängd för alla fält i händelsen finns inte. Ett felmeddelande kan ändå i undantagsfall innehålla ett utdrag ur det som behandlades när felet uppstod.
• AI, taligenkänning och mötesinspelning: Microsoft Azure (Azure OpenAI och Azure AI Speech), OpenAI, Deepgram och Recall.ai, enligt underbiträdessidan.
• E-post: Microsoft 365 (Exchange Online) skickar transaktionell e-post, till exempel inbjudningar, lösenordsåterställning och mötessammanfattningar. Resend skickar Bolagets marknadsföringsutskick för Bolagets egna ändamål och rapporterar tillbaka leveranser, studsar, klagomål och, när funktionen är aktiv hos Resend, öppningar och klick (se avsnitt 3 och 4).
• Robotkontroll: Cloudflare Turnstile kontrollerar vid registrering och köp att förfrågan kommer från en människa och tar då emot besökarens IP-adress och tekniska uppgifter om webbläsaren.
• Betalning: Stripe behandlar betalningar och abonnemang och är för egna ändamål, såsom bedrägeriförebyggande åtgärder och lagkrav, självständigt personuppgiftsansvarig.
• Supportlinjen: Zadarma tillhandahåller telefonnumret och samtalsdirigeringen för ReVoices supportlinje och tar emot uppringarens nummer, samtalets ljud under överföringen och samtalsmetadata. Samtalet förs av Matilda på Microsoft Azure OpenAI, och samtalsposten lagras hos Render.
• E-signering (valfritt): Scrive AB, när Kunden har aktiverat e-signering (se avsnitt 10.3).
• Mottagare som bara används när funktionen är påslagen: (a) driftlarm till Bolagets egen Slack-kanal via en webhook, med en teknisk beskrivning av felet som kan innehålla identifierare för berörda poster; (b) webbsökning i Matilda via Microsofts tjänst Grounding with Bing, som bara tar emot den sökfras Användaren själv ber Matilda söka på, aldrig mötesinnehåll eller Company Knowledge, och som behandlar den utanför EU; Microsoft är för sökfrasen självständigt personuppgiftsansvarig enligt villkoren för Grounding with Bing, utanför Microsofts biträdesavtal; (c) en reservväg till OpenAI i USA som bara används om Bolaget uttryckligen har aktiverat den och de europeiska AI-tjänsterna inte svarar. Se avsnitt 8.
• Integrationer och AI-klienter som Användaren ansluter: När Användaren ansluter en integration (till exempel Google, Microsoft, Slack, Zoom, Fortnox, HubSpot, Salesforce, Notion eller Zapier) lämnas uppgifter till den tjänsten på Användarens eller Kundens begäran. En extern AI-klient som Kunden ansluter via MCP tar emot det Kunden ger den åtkomst till och omfattas av den klientens villkor.
• Myndigheter: när Bolaget är skyldigt att lämna ut uppgifter enligt lag.

8. Tredjelandsöverföringar (Utanför EU/EES)

Bolaget använder EU-regioner för lagring och behandling enligt förteckningen nedan. Vissa tjänster behandlar data utanför EU/EES. Tillämpliga överföringar stöds av EU-kommissionens standardavtalsklausuler (SCC, artikel 46 GDPR) i leverantörens personuppgiftsbiträdesavtal, kompletterat med kryptering och åtkomstbegränsningar, och där leverantören anger certifiering av EU-US Data Privacy Framework (artikel 45 GDPR). Behandlingsplatser och skydd per leverantör:

• Render Services, Inc. (USA): servrar, databas och bakgrundsbearbetning i Frankfurt. SCC och EU-US Data Privacy Framework.
• Cloudflare, Inc. (USA): fillagring i R2 med EU-jurisdiktion. Webbtrafiken till re-voice.io, webbanalys och Turnstile tas emot i den Cloudflare-nod som ligger närmast besökaren, vilket kan vara utanför EU. SCC och EU-US Data Privacy Framework.
• Microsoft (Microsoft Ireland Operations Ltd): Azure OpenAI i Microsofts EU Data Zone, Azure AI Speech i en EU-region och Exchange Online med lagring i Sverige. SCC i Microsofts biträdesavtal.
• OpenAI (OpenAI Ireland Ltd och OpenAI OpCo, LLC, USA): OpenAI:s europeiska endpoint, bara där Azure OpenAI inte används. SCC.
• Deepgram, Inc. (USA): Deepgrams EU-endpoint för importer och direktinspelning. Under möten med mötesboten transkriberar Deepgram via Recall.ai med sin EU-endpoint (api.eu.deepgram.com). SCC.
• Recall.ai (Hyperdoc Inc., USA): mötesinspelning och inspelningsmedia hanteras i Recalls EU-region (Frankfurt). Transkribering via Recall använder Deepgrams EU-endpoint (api.eu.deepgram.com). Recall behåller sin kopia av inspelningen tills Bolaget begär radering, vilket sker när mötesposten raderas permanent. SCC.
• Stripe (Stripe Payments Europe Ltd; uppgifterna förs vidare till Stripe, LLC, USA): betalningsuppgifter behandlas i USA. SCC och EU-US Data Privacy Framework.
• Resend (Plus Five Five, Inc., USA): utskicken går från Resends region i Irland, men Resend lagrar uppgifterna, bland annat meddelandeinnehåll, leveransloggar och kontouppgifter, i USA. SCC och, enligt Resends uppgift, EU-US Data Privacy Framework.
• Functional Software, Inc. (Sentry, USA): felspårning till Sentrys mottagning i EU (Tyskland) enligt Bolagets nuvarande konfiguration; ändras den uppdateras denna punkt och underbiträdeslistan. SCC.
• Zadarma (supportlinjen): var Zadarma behandlar uppgifterna och vilken överföringsmekanism som gäller har ännu inte fastställts. Bolaget uppdaterar denna punkt när det är klarlagt.
• Microsoft Grounding with Bing (bara när webbsökning är påslagen): sökfrasen behandlas utanför EU, bland annat i USA. Tjänsten omfattas inte av Microsofts biträdesavtal; Microsoft behandlar sökfrasen som självständigt personuppgiftsansvarig enligt villkoren för Grounding with Bing och Microsofts integritetsmeddelande. Vilket överföringsstöd Microsoft tillämpar för den behandlingen har Bolaget inte verifierat.
• OpenAI i USA (bara när reservvägen är aktiverad): förfrågan behandlas i USA. SCC.
• Integrationer och externa AI-klienter som Användaren eller Kunden ansluter: platsen och skyddsåtgärderna beror på leverantören och Kundens konto där.

En kopia av de skyddsåtgärder som gäller för en överföring kan begäras via privacy@re-voice.io.

9. Lagring och Gallring (Lagringstid)

Personuppgifter lagras endast under den tidsperiod som krävs för att uppfylla de ändamål för vilka de samlades in, eller så länge som föreskrivs i lag eller tillämpliga kundavtal.

• Kontouppgifter: Lagras under avtalstiden (aktivt konto) samt raderas eller anonymiseras efter avtalets upphörande, med förbehåll för lagstadgad preskriptionstid.
• Mötesdata (Inspelningar, transkript, AI-data): Automatisk radering gäller när varken den Användare som äger en mötespost eller det företag som äger dess arbetsyta har en betald plan: sådana poster markeras automatiskt för radering trettio (30) dagar efter att de skapats och raderas permanent från Bolagets databaser och objektlagring trettio (30) dagar senare; raderingen sker satsvis och kan ta motsvarande längre tid vid stora volymer. En betald plan, inklusive en pågående provperiod, hos den ägande Användaren, hos det företag som äger arbetsytan eller hos något företag i vars arbetsyta Användaren är medlem undantar posten. När ett företags provperiod upphör utan ett betalt abonnemang förblir dess innehåll läsbart och exporterbart i trettio (30) dagar från provperiodens slut; därefter markeras allt för radering och raderas permanent trettio (30) dagar senare. På betalda planer bevaras mötesposter till dess att de raderas av Användaren, till dess att Användarens konto raderas, eller till dess att en lagringstid som konfigurerats av arbetsytans administratör löper ut. En arbetsyteadministratör kan konfigurera separata lagringstider för konversationer, inspelningar, transkript och uppladdade dokument; innehåll som är äldre än en konfigurerad tid raderas av den dagliga gallringen, och en lagringstid för konversationer ersätter den automatiska radering som beskrivs ovan för den arbetsytan. När en arbetsyta raderas tas dess mötesposter, inspelningar, transkript, dokument och röstavtryck bort ur Bolagets databas direkt, och Bolaget begär samtidigt radering av tillhörande filer i fillagringen och av mötesbotleverantörens kopia av inspelningen; misslyckas en sådan begäran görs nya försök. Kopior kan finnas kvar i säkerhetskopior enligt punkten Säkerhetskopior nedan. Uppgifter som Användaren raderar tas omedelbart bort från Tjänsten och raderas permanent trettio (30) dagar senare, med samma satsvisa hantering. Kalenderposter som skapats från en ansluten kalender beskrivs i avsnitt 10.1.
• Google-integrationsdata och OAuth-tokens: OAuth-tokens (access- och refresh-tokens) för Google Kalender och Google Drive lagras krypterade så länge integrationen är ansluten. De raderas ur Bolagets databas när Användaren kopplar från integrationen eller raderar kontot. En och samma Google-behörighet omfattar både Google Kalender och Google Drive. Återkallelse av denna behörighet hos Google begärs när den sista kvarvarande Google-integrationen kopplas från; att koppla från den ena Google-integrationen medan den andra fortfarande är ansluten raderar den frånkopplade integrationens tokens utan att återkallelse begärs, så att den kvarvarande anslutningen inte bryts. Radering av kontot både tar bort lagrade tokens ur Bolagets databas och medför en begäran om återkallelse av Google-behörigheten. Återkallelse begärs i samtliga fall efter bästa förmåga, och en misslyckad begäran hindrar inte radering av de tokens Bolaget innehar; se avsnitt 10.1 för den fullständiga beskrivningen. Användaren kan även själv när som helst återkalla behörigheten på https://myaccount.google.com/permissions. Kalenderposter som skapats från synkroniserade händelser (händelsens titel, beskrivning, schemalagda tider, möteslänk, Googles händelseidentifierare och iCalUID) raderas inte genom att integrationen kopplas från; de raderas automatiskt när ingen mötespost längre hänvisar till dem, eller på begäran. För varje sammanfattning som Tjänsten skriver till Google Drive bevarar Bolaget en leveranspost som innehåller Drive-filens identifierare, mötestiteln och de första tvåhundra (200) tecknen av sammanfattningen. Den posten raderas när den mötespost den hör till raderas permanent, när Användaren kopplar från Google Drive-integrationen eller när Användaren raderar kontot. Radering dessförinnan kan begäras när som helst via privacy@re-voice.io.
• Tekniska loggar och revisionsloggar: Webhook-loggar, cron-loggar och systemmätvärden raderas efter nittio (90) dagar. Poster i revisionsloggen raderas efter nittio (90) dagar, med undantag för poster som dokumenterar säkerhets- och efterlevnadshändelser, såsom administrativa åtgärder, dataskyddsbegäranden, händelser för enkel inloggning (SSO), medlemskapsändringar och raderingar, vilka sparas som bevisning i tolv (12) månader och därefter raderas. Samma tolv månader gäller arbetsytans gransknings- och åtkomstloggar, loggen över när Bolagets personal har öppnat en kunds konto för support (räknat från att åtkomsten avslutades) och loggen över återställda AI-budgetar. Två slags poster som hindrar att en åtgärd i ett externt system görs två gånger, leveransposten för en mötesanteckning i ett CRM och posten för ett genomfört Fortnox-utkast, sparas så länge mötet respektive utkastet finns och raderas efter tolv månader först när det är borta; de innehåller bara identifierare och orsakskoder, inget innehåll. Uppgifter om registreringsförsök raderas efter etthundraåttio (180) dagar. Slutförda raderingsbegäranden raderas trettio (30) dagar efter slutförandet. Utöver dessa skriver Tjänsten tekniska applikationsloggar. Dessa loggar innehåller inte kalenderhändelsers titlar, möteslänkar, beskrivningar, platser eller deltagare; vad en kalendersynkronisering registrerar där anges i avsnitt 10.1. Loggarna finns hos Bolagets hostingleverantör, används endast för att driva och felsöka Tjänsten, utgör inte en del av Användarens kontouppgifter och används inte för något annat ändamål. Säkerhetsrevisionsposterna för AI-funktionerna (vem som ställde en fråga, i vilken arbetsyta, vilket beslut som fattades och ett hashvärde av frågan, men inte frågans text) raderas efter tolv (12) månader, och tidigare när kontot eller arbetsytan raderas. Lästa notiser raderas efter trettio (30) dagar, uppgifter om skickad transaktionell e-post efter nittio (90) dagar och samtal med Matilda Support som inte gått vidare till ett supportärende nittio (90) dagar efter den senaste aktiviteten. Samtalsposter från ReVoices supportlinje raderas efter trettio (30) dagar.
• Supportärenden: Supportärenden, inklusive det som skickas via hjälpcentrets formulär och ärenden som skapats från Matilda Support, sparas medan ärendet är öppet och raderas tolv (12) månader efter att det har lösts eller stängts, tillsammans med det samtal med Matilda Support som ärendet skapades från. Ett öppet ärende raderas inte på grund av sin ålder. Alla ärenden raderas också när den som skickade dem raderar sitt konto, och radering kan begäras via privacy@re-voice.io.
• Marknadsföringsdata: Sparas tills personen avregistrerar sig eller begär radering. En anmälan till marknadsföringsutskick som aldrig har bekräftats via länken i bekräftelsemejlet raderas trettio (30) dagar efter den senaste ändringen, utom när Bolaget redan har påbörjat säljuppföljning av personen. Efter en avregistrering sparas e-postadressen endast för att säkerställa att inga fler marknadsföringsutskick skickas. Uppgifter om vem som fick ett utskick och om och när mottagaren öppnade det eller klickade på en länk i det raderas tolv (12) månader efter utskicket, och tidigare när personens konto raderas, när anmälan raderas eller när personen begär radering av sina uppgifter. En person som inte har något konto begär radering eller en kopia via privacy@re-voice.io. Bolaget raderar eller lämnar då ut anmälan med exakt personens e-postadress, uppgiften om samtycket, Bolagets säljuppföljning av personen och uppgifterna om utskicken till den. Väntar en kampanj på att skickas, eller håller den på att skickas, när de tolv månaderna har gått raderas uppgifterna när utskicket är klart. Därefter finns bara de sammanräknade siffrorna per kampanj kvar. När en anmälan eller ett konto raderas efter att personen har avregistrerat sig, studsat, anmält utskick som skräppost eller begärt radering, sparar Bolaget ett hashvärde av e-postadressen, inte adressen, för att respektera invändningen mot marknadsföring: adressen läggs inte till igen och får inga utskick. Hashvärdet tas bort om personen själv anmäler sig igen och bekräftar anmälan via länken i bekräftelsemejlet.
• Bokföringsunderlag: Lagras i sju (7) år i enlighet med den svenska bokföringslagen (1999:1078).
• Säkerhetskopior (Backup): Databasen säkerhetskopieras krypterat, och varje kopia sparas i trettiofem (35) dagar. Den senaste giltiga kopian och den senaste kopia som har klarat en återställningsövning raderas dock inte förrän en nyare sådan kopia finns, så att databasen alltid kan återställas. Uppgifter som har raderats i Tjänsten finns kvar i kopior som togs före raderingen tills kopiorna har raderats. Hostingleverantören tar dessutom egna säkerhetskopior av databasen enligt sina villkor. Filer i fillagringen kopieras till en andra lagringsplats inom EU, där en fil som raderats i Tjänsten tas bort efter den inställda tiden, som standard och högst trettiofem (35) dagar. Säkerhetskopior används bara för återställning efter fel eller incidenter.
• Röstavtryck: Lagras så länge personens samtycke gäller, i högst tolv (12) månader, och raderas automatiskt när samtycket löper ut eller återkallas (se avsnitt 11).

10. Specifika villkor för Tredjepartsplattformar

• 10.1 Google API-tjänster: Bolagets användning och överföring av information som erhållits via Googles API:er sker i enlighet med Google API Services User Data Policy, inklusive kraven på begränsad användning (Limited Use): ReVoice's use and transfer to any other app of information received from Google APIs will adhere to Google API Services User Data Policy, including the Limited Use requirements. Policyn finns tillgänglig på https://developers.google.com/terms/api-services-user-data-policy.
• Behörigheter som begärs: när Användaren ansluter ett Google-konto begär Bolaget endast openid, email och profile (för inloggning med Google), läsbehörighet till kalenderhändelser i Google Kalender (https://www.googleapis.com/auth/calendar.events.readonly) samt filspecifik behörighet till Google Drive (https://www.googleapis.com/auth/drive.file).
• Uppgifter som tas emot från Google Kalender: Bolaget läser endast händelser i Användarens primära kalender. Kalendersynkronisering och vyerna över kommande möten läser ett tidsfönster från tjugofyra (24) timmar bakåt till trettio (30) dagar framåt, högst femtio (50) händelser per sida och högst femhundra (500) händelser per läsning. När Användaren ber ReVoice-assistenten att boka ett möte görs en separat läsning som täcker ett tidsfönster om cirka sexton (16) dagar kring den tidpunkt Användaren frågat om, vilket därmed kan sträcka sig utanför trettiodagarsfönstret, med högst etthundra (100) händelser per sida och högst ettusen (1000) händelser per läsning; i det flödet reduceras varje händelse omedelbart till en anonym upptagen-period bestående av en start- och en sluttid, där händelsens inställd-status är det enda ytterligare fält som läses (en inställd händelse blockerar ingen tid), och inget fält i händelsen visas eller lagras. Varje händelse kan innehålla titel, beskrivning, start- och sluttid, plats, möteslänk (Google Meet), händelsestatus, iCalUID samt deltagarlistan med namn, e-postadresser och svarsstatus. Bolaget skapar, ändrar eller raderar aldrig händelser i Google Kalender.
• Uppgifter som tas emot från Google Drive: Bolaget läser inget filinnehåll över huvud taget. Den enda läsning Tjänsten utför är en metadatasökning som returnerar identifierare och namn för den mapp Tjänsten själv har skapat, så att nya dokument kan placeras i den. Tjänsten använder behörigheten drive.file uteslutande för att skapa och hantera filer som den själv har skapat.
• Användning: kalenderuppgifter används för att visa Användarens kommande möten, låta Användaren välja möte, ansluta ReVoice-mötesassistenten till rätt Zoom-, Google Meet- eller Microsoft Teams-länk, koppla tal i ett transkript till rätt deltagare, besvara Användarens egna frågor om sina möten och sitt schema, föreslå en agenda för ett kommande möte utifrån den agendatext som finns i mötesinbjudan, lämna namn ur händelsens titel och beskrivning till taligenkänningen som ledtrådar så att de transkriberas rätt, härleda en motpartsorganisations publika webbplats från en extern deltagares e-postdomän och visa en sammanfattning av den webbplatsen för mötesägaren som förberedelse, samt fastställa när Användaren redan är upptagen så att ReVoice-assistenten kan föreslå en ledig tid när Användaren ber den boka ett möte. Åtkomsten till Google Drive används uteslutande för att skapa en mapp med namnet ”ReVoice Meeting Summaries” och för att skriva ett Google-dokument per mötessammanfattning till den destination som Användaren har valt; inga inspelningar och inga transkript i råformat skrivs till Drive.
• Överföringar: kalenderuppgifter, inklusive händelsens titel, den agendatext som finns i mötesinbjudan samt deltagares namn och e-postadresser, överförs till en leverantör av inferens med stora språkmodeller (OpenAI, eller Microsoft Azure OpenAI där sådan är konfigurerad), och används där enbart för inferens. När en extern deltagares e-postdomän identifierar en motpartsorganisation hämtar Bolaget dessutom startsidan på den organisationens publika webbplats; den förfrågan röjer inga Google-uppgifter för webbplatsen utöver att dess egen domän har besökts, och den hämtade sidtexten överförs till samma inferensleverantör för att sammanfattas. Därutöver gäller att när ReVoice-mötesassistenten ansluter till ett möte överförs den möteslänk som hämtats från kalenderhändelsen till Bolagets leverantör av mötesbottar så att assistenten kan ansluta till mötet. Med länken skickas assistentens visningsnamn, mötesägarens eget visningsnamn och ledtrådar för taligenkänningen: den egna ordlista som Användaren eventuellt har konfigurerat och upp till tolv (12) korta termer, såsom namn på personer, företag och produkter, hämtade ur händelsens titel och beskrivning. Samma ledtrådar lämnas till den leverantör av tal-till-text som transkriberar mötet. E-postadresser och länkar ingår aldrig i ledtrådarna; händelsens titel och beskrivning överförs inte i övrigt till dessa leverantörer, och inte heller händelsens plats eller deltagarlista. Inget annat AI-underbiträde tar emot uppgifter från Google Kalender, och ingen leverantör av text-till-tal tar emot dem. Inferens är konfigurerad mot dessa leverantörers europeiska endpoints; varje överföring utanför EU/EES omfattas av avsnitt 8 ovan. Kalenderuppgifter finns även hos Bolagets leverantörer av molnhosting, databasdrift och säkerhetskopiering som en del av driften av Tjänsten. Att skriva en sammanfattning till Google Drive utgör i sig en överföring av mötesdata till Användarens eget Google-konto och sker endast när Användaren har konfigurerat den destinationen och arbetsytans policy för extern delning tillåter det.
• Begränsningar i användningen: Bolaget säljer inte information som erhållits via Googles API:er, använder den inte för annonsering eller för att bygga annonsprofiler, och tillåter inte att någon människa läser den annat än med Användarens uttryckliga samtycke, i den utsträckning det är nödvändigt av säkerhetsskäl såsom utredning av missbruk, för att följa tillämplig lag, eller när uppgifterna har aggregerats och anonymiserats. Information som erhållits via Googles API:er används under inga omständigheter för att träna, vidareträna, finjustera eller på annat sätt optimera generella AI- eller maskininlärningsmodeller, vare sig av Bolaget eller av något underbiträde.
• Skydd: all överföring sker över krypterade anslutningar (TLS). Googles OAuth-tokens (access- och refresh-tokens) samt titlarna på de möten och kalenderhändelser som Tjänsten lagrar är krypterade vid vila i Bolagets databas. Övriga kalenderhärledda fält, inklusive ögonblicksbilden med deltagarnas namn, e-postadresser och svarsstatus, lagras utan fältnivåkryptering i en åtkomstkontrollerad databas. Åtkomst till en mötespost är begränsad till den Användare som äger den, till medlemmarna i den arbetsyta den tillhör och till var och en som Användaren har delat posten med; för en post som inte tillhör någon arbetsyta kan även medlemmar i en kanal som Användaren har delat posten till läsa den. Ändring är därutöver begränsad utifrån roll. Ytterligare tekniska och organisatoriska åtgärder beskrivs i avsnitt 14 nedan.
• Vad som lagras: för kalenderhändelser som innehåller en igenkänd Zoom-, Google Meet- eller Microsoft Teams-länk lagrar Bolaget händelsens titel, start- och sluttid, möteslänken, Googles händelseidentifierare och iCalUID samt en ögonblicksbild av upp till femtio (50) deltagare (namn, e-postadress och svarsstatus). Händelsens beskrivning lagras med kalenderposten som oformaterad text, begränsad till fyratusen (4000) tecken, så att en agenda kan föreslås när Användaren öppnar mötesförberedelsen och så att namn i den kan användas som ledtrådar för taligenkänningen enligt vad som anges ovan; den krypteras inte på fältnivå. Händelsers plats lagras inte; den behandlas endast i minnet, i syfte att identifiera en möteslänk. För drift- och felsökningsändamål registrerar Bolagets tekniska applikationsloggar hur många kalenderhändelser en synkronisering returnerade, fördelat per leverantör och per identifierad mötesplattform, tillsammans med leverantörens opaka händelseidentifierare för ett begränsat antal händelser vars möteslänk inte kunde identifieras. Händelsers titlar, möteslänkar, beskrivningar, platser och deltagare skrivs inte till dessa loggar. Loggarna finns hos Bolagets hostingleverantör, används endast för att driva och felsöka Tjänsten, utgör inte en del av Användarens kontouppgifter och används inte för något annat ändamål.
• Lagring och radering: en synkroniserad kalenderhändelse skapar två poster, en kalenderpost (händelsens titel, beskrivning, Googles händelseidentifierare, iCalUID, schemalagda tider och möteslänken) och en mötespost (titel och deltagarögonblicksbilden, tillsammans med eventuell senare inspelning, transkript och sammanfattning). Mötesposter följer lagringsreglerna i avsnitt 9: automatisk radering när varken den ägande Användaren eller det företag som äger arbetsytan har en betald plan (markeras för radering trettio (30) dagar efter att de skapats och raderas permanent trettio (30) dagar senare, satsvis och med motsvarande längre tid vid stora volymer), fönstret på trettio (30) dagar efter en provperiod som upphör utan ett betalt abonnemang, samt en lagringstid som konfigurerats av arbetsytans administratör, vilken ersätter den automatiska raderingen för den arbetsytan. På betalda planer bevaras mötesposter till dess att Användaren raderar dem, till dess att Användarens konto raderas, eller till dess att en lagringstid som konfigurerats av arbetsytans administratör löper ut. Att radera en arbetsyta raderar permanent de mötesposter som finns i den, tillsammans med deras inspelningar och annan media. När Användaren raderar en mötespost, eller begär radering via privacy@re-voice.io, tas posten omedelbart bort från Tjänsten och raderas permanent från Bolagets databaser och objektlagring trettio (30) dagar senare; om en raderingsåtgärd mot extern lagring misslyckas görs automatiska omförsök upp till tio (10) gånger, varefter åtgärden flaggas för manuell hantering. En kalenderpost raderas automatiskt när ingen mötespost längre hänvisar till den, det vill säga när den sista mötespost som skapats från händelsen har raderats permanent, och i övrigt på begäran till privacy@re-voice.io; när samma händelse även hör till en annan Användares mötespost finns kalenderposten kvar tills även den posten har raderats. Radering av kontot raderar omedelbart och permanent Användarens mötesposter, transkript, deltagarposter och deltagarögonblicksbilden från kalendern, tillsammans med de kalenderposter som ingen annan Användares mötespost hänvisar till. Radering av konto via självbetjäning kan inte slutföras så länge Användaren äger ett företag eller en arbetsyta som har andra medlemmar, eller äger ett företag med en arbetsyta som någon annan äger; ägarskapet måste först överföras.
• Frånkoppling och återkallelse: Google Kalender och Google Drive är separata integrationer och kopplas från var för sig, men en och samma Google-behörighet omfattar båda ytorna, varför en återkallelse påverkar båda. När Användaren kopplar från en av dem raderas de tokens som lagrats för den integrationen ur Bolagets databas, och Bolaget begär återkallelse av Google-behörigheten endast när ingen annan Google-anslutning fortfarande är beroende av den. Att koppla från Google Drive medan Google Kalender är ansluten, och att koppla från Google Kalender medan Google Drive är ansluten, innebär därför båda att den frånkopplade integrationens tokens raderas utan att återkallelse begärs, så att den kvarvarande anslutningen inte bryts; frånkoppling av den sista kvarvarande Google-integrationen medför en begäran om återkallelse. Återkallelse begärs efter bästa förmåga, och en misslyckad begäran hindrar inte radering av de tokens Bolaget innehar. Radering av kontot både tar bort lagrade tokens ur Bolagets databas och medför en begäran om återkallelse av Google-behörigheten, likaså efter bästa förmåga. Användaren kan i samtliga fall även själv när som helst återkalla behörigheten på https://myaccount.google.com/permissions. Att koppla från en integration stoppar fortsatt hämtning av uppgifter men raderar inte poster som redan skapats utifrån kalenderhändelser; dessa följer de lagrings- och raderingsregler som anges ovan.
• 10.2 Microsoft-tjänster: När Användaren kopplar Microsoft-tjänster använder Tjänsten Microsoft Graph med delegerade behörigheter som Användaren ger på Microsofts samtyckessida. Microsoft Outlook (kalender): Tjänsten begär Calendars.Read, User.Read och offline_access. Kalenderhändelser läses, men ändras aldrig, för att lista Användarens kommande möten, för att koppla mötesassistenten till rätt möteslänk och, när Användaren ber assistenten boka ett möte, för att avgöra när Användaren är upptagen. Outlook-kalenderdata hanteras i övrigt på samma sätt som den Google Kalender-data som beskrivs i avsnitt 10.1. Outlook-e-post (valfritt): endast när e-postbaserad mötesförberedelse är aktiverad för Tjänsten och Användaren separat väljer det på Outlook-integrationens kort begär Tjänsten även Mail.Read. Tjänsten söker då i Användarens senaste meddelanden med deltagarna i ett möte som Användaren förbereder, behandlar dem i minnet och skickar ett begränsat utdrag till den inferensleverantör som beskrivs i avsnitt 10.1 för att ta fram en förberedelse som endast Användaren ser. Själva meddelandena lagras inte av Tjänsten. Användaren drar tillbaka detta genom att koppla Outlook på nytt utan e-postalternativet eller genom att koppla från Outlook. Microsoft Teams (endast jobb- eller skolkonton): Tjänsten begär ChannelMessage.Send, Channel.ReadBasic.All, Team.ReadBasic.All och offline_access. Tjänsten listar namn och identifierare för de team och kanaler Användaren tillhör så att Användaren kan välja en målkanal, och lagrar det valda teamet och den valda kanalen tillsammans med identifieraren för Användarens Microsoft-tenant. Tjänsten postar i den kanalen endast när Användaren delar ett möte eller har slagit på automatisk delning, och det postade meddelandet innehåller mötets titel, den AI-genererade sammanfattningen, åtgärdspunkter, viktiga höjdpunkter och en länk till mötet i ReVoice. Tjänsten läser inte meddelanden i Teams. För varje post sparar Bolaget en leveransnotering med Microsofts meddelandeidentifierare, mötets titel och de första tvåhundra (200) tecknen av sammanfattningen. Noteringen raderas när den mötespost den hör till raderas permanent eller när Användaren raderar kontot; frånkoppling av Teams raderar den inte. Tokens: åtkomst- och uppdateringstokens lagras krypterade. När Användaren kopplar från Outlook raderas de lagrade tokens ur Bolagets databas; när Användaren kopplar från Teams rensas de lagrade åtkomst- och uppdateringstokens och integrationen markeras som frånkopplad. Microsoft erbjuder ingen återkallelse per applikation för dessa delegerade tokens, varför Bolaget inte skickar någon sådan begäran, och Användaren kan dessutom ta bort appens samtycke på https://account.live.com/consent/Manage för ett privat Microsoft-konto eller på https://myapps.microsoft.com för ett jobb- eller skolkonto (organisationens administratör kan också ta bort det). Frånkoppling stoppar fortsatt hämtning och postning men raderar inte poster som redan skapats utifrån kalenderhändelser eller meddelanden som redan postats i Teams.
• 10.3 Scrive e-signering (valfritt) Först när företaget har beställt och aktiverat Scrive genom ReVoice kan en behörig användare granska och skicka ett dokument och mottagaruppgifter för signering. För denna behandling på kundens instruktion är kunden personuppgiftsansvarig, ReVoice AI AB personuppgiftsbiträde och Scrive AB underbiträde. Scrive tar emot godkänt dokument, avsändar- och mottagaruppgifter samt signeringsbevis som tidsstämplar, status och IP-adresser för att leverera, signera, försegla och tillgängliggöra dokumentet. Grundläggande e-signering behandlas på EU-platserna i underbiträdeslistan. BankID, andra eID och SMS-koder ingår inte i detta flöde. Företagets kundbilaga och ReVoices DPA reglerar instruktioner, lagring, återlämning och radering. Att koppla från integrationen avbryter inte inbjudningar och raderar inte dokument hos leverantören, säkerhetskopior eller mottagares självständiga kopior. Kontakta ReVoice för support, export eller radering.

11. Särskilda kategorier av personuppgifter (Känsliga uppgifter)

Röstigenkänning och röstavtryck. ReVoice kan skapa ett röstavtryck av en persons röst för att känna igen personen i möten. Det gäller följande:

• Vad ett röstavtryck är: En matematisk representation av en persons röstegenskaper, aldrig själva ljudinspelningen. Det är biometriska uppgifter som behandlas för att entydigt identifiera en person, en särskild kategori av personuppgifter enligt artikel 9 GDPR.
• Hur det skapas: Bara med personens uttryckliga samtycke (artikel 9.2 a), som lämnas genom att personen läser samtyckestexten och aktivt kryssar i en ruta innan något spelas in. Ett röstavtryck kan skapas på tre sätt: en Användare spelar in sin egen röst i introduktionen eller under Inställningar, en Användare bjuder in en person som själv spelar in sin röst och lämnar sitt samtycke, eller en Användare registrerar en persons röst från ett tidigare möte, vilket bara är möjligt om personen redan har lämnat sitt samtycke till den Användaren. Om en arbetsyteadministratör har aktiverat automatisk röstregistrering kan röstavtryck även skapas för mötesdeltagare med giltigt samtycke, men bara ur ett separat inspelat ljudspår som mötesplattformen har knutit till just den deltagaren, aldrig ur mötets mixade inspelning, en importerad inspelning eller en inspelning i webbläsaren.
• Vad det används till: Att känna igen personen och märka personens tal med rätt namn. I möten med ReVoice mötesbot hämtas deltagarnas namn från mötesplattformen. Automatisk igenkänning och automatisk registrering görs bara ur ett separat inspelat ljudspår som mötesplattformen har knutit till en viss deltagare, och talaren jämförs då bara med den personens egen profil, aldrig med andra personers röstavtryck. Ur mötets mixade inspelning, importerade inspelningar och inspelningar i webbläsaren skapas inga röstavtryck och görs ingen automatisk igenkänning. Tjänsten tar i dag inte fram sådana separata ljudspår, så automatisk registrering och igenkänning ger inga resultat för dagens inspelningar. En Användares eget röstavtryck används i Användarens egna möten inom samma företag.
• Samtyckets räckvidd och giltighet: Ett samtycke gäller för den Användare och den arbetsyta där det lämnades, i högst tolv (12) månader. Ett röstavtryck utan giltigt samtycke används aldrig.
• Lagring och radering: Röstavtryck lagras inom EU, delas inte med tredje part och används inte för att träna AI-modeller. När samtycket har löpt ut eller återkallats raderas röstavtrycket automatiskt. Uppgiften om att samtycket lämnades och återkallades sparas som underlag för att visa att behandlingen var laglig, men innehåller inga biometriska uppgifter.
• Återkallelse: En Användare kan när som helst återkalla sitt samtycke och radera sin röstprofil under Inställningar > Integritet & data > Röstprofil. Den som har bjudits in kan återkalla sitt samtycke genom att kontakta den som bjöd in, som raderar profilen, eller genom att kontakta privacy@re-voice.io. En arbetsyteadministratör kan stänga av automatisk röstregistrering, varvid de automatiskt skapade röstavtrycken raderas. Talare som redan har namngetts i tidigare möten ändras inte av en återkallelse.
• Personuppgiftsansvar: När ReVoice agerar personuppgiftsbiträde för mötesinnehåll ansvarar Kunden, i egenskap av personuppgiftsansvarig, för att det finns en giltig grund enligt artikel 9.2 för röstavtryck av mötesdeltagare. Tjänsten tillhandahåller samtyckesinsamlingen: samtyckestexten, det uttryckliga samtycket och en logg över lämnade och återkallade samtycken.

Utöver röstavtryck är Tjänsten inte i övrigt avsedd för behandling av känsliga personuppgifter. Eftersom mötessamtal till sin natur kan innehålla sådan information åligger det fortsatt Kunden, i egenskap av personuppgiftsansvarig, att säkerställa att lämplig laglig grund och skyddsåtgärder föreligger innan Tjänsten appliceras på känsliga möteskontexter.

12. Minderårigas integritet

Tjänsten vänder sig inte till personer under arton (18) år. Om vi upptäcker att personuppgifter rörande en minderårig har samlats in utan vederbörligt samtycke, kommer Bolaget att vidta åtgärder för permanent radering.

13. Den registrerades rättigheter

Du som registrerad har rätt att begära tillgång, rättelse, radering, begränsning och dataportabilitet. Du har rätt att när som helst invända mot behandling som grundar sig på berättigat intresse, av skäl som hänför sig till din specifika situation, och du kan alltid invända mot behandling för direktmarknadsföring, varefter uppgifterna inte längre används för det ändamålet. Om behandlingen grundar sig på samtycke kan du när som helst återkalla det; återkallelsen påverkar inte lagligheten i behandling som skett innan. Kontakta privacy@re-voice.io för att utöva dina rättigheter. Du behöver inget konto hos ReVoice för det, till exempel om du har deltagit i ett möte som en Kund spelade in. Bolaget kontrollerar din identitet, och gäller begäran mötesinnehåll som Bolaget behandlar för en Kunds räkning handläggs den enligt Kundens instruktioner (se avsnitt 2.2). Uppgifter som även rör andra personer, inspelningar och leverantörers kopior kan behöva prövas och lämnas ut eller raderas i separata steg. Marknadsföringsmejl kan du när som helst sluta få under Inställningar > Marknadsföringsmejl eller via länken i varje utskick. Vi svarar utan onödigt dröjsmål och senast inom en månad. Du har även rätt att anföra klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten (IMY).

Uppgifter som krävs för att skapa och använda ett konto, såsom namn, e-postadress och organisationsnummer, behövs för att ingå och fullgöra avtalet; utan dem kan Tjänsten inte tillhandahållas. Uppgifter för bokföring behandlas för att Bolaget har en rättslig förpliktelse. Att lämna övriga uppgifter, till exempel för marknadsföringsutskick, webbanalys eller röstavtryck, är frivilligt.

14. Tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder

Bolaget implementerar lämpliga tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder (artikel 32 GDPR). Dessa innefattar:

• Transportkryptering (TLS/SSL) och kryptering av känsliga tokens vid vila.
• Strikta behörighetskontroller, rollbaserad åtkomststyrning (RBAC) samt nätverksisolering av produktionsmiljöer.
• Systematisk loggning, sårbarhetsanalyser, rate-limiting samt proaktiva skyddsmekanismer.
• Etablerade rutiner för hantering och rapportering av personuppgiftsincidenter.

15. Cookies och liknande tekniker

Webbplatsen och Tjänsten använder cookies och lagring i webbläsaren (lokal lagring och sessionslagring). Nödvändiga cookies och lagring används utan samtycke, eftersom webbplatsen eller Tjänsten inte fungerar utan dem eller eftersom besökaren själv har bett om funktionen. Analys används endast efter att besökaren har valt Acceptera alla i cookiebannern. Tabellen visar vad som används:

• Webbanalys: Vilka uppgifter Bolagets egen besöksanalys och Cloudflare Web Analytics behandlar och hur länge de sparas anges i avsnitt 3 och 4.
• Ändra eller återkalla ditt val: Alla besökare, inloggade eller inte, kan när som helst öppna cookiebannern igen via Cookieinställningar i sidfoten och där välja Endast nödvändiga för att återkalla samtycket till analys; sidan laddas då om så att inga analysskript fortsätter att köras. Inloggade användare kan också återställa valet under Inställningar > Integritet & data. Ett val gäller i tolv (12) månader. Därefter, och när Bolaget ändrar vilka cookies som används på ett sätt som kräver ett nytt val, frågar bannern igen. Ett återkallat samtycke påverkar inte lagligheten i behandling som skett innan.

16. Ändringar i denna policy

Bolaget förbehåller sig rätten att ensidigt revidera denna Policy. Vid väsentliga ändringar kommer Bolaget att avisera detta på förhand. Den uppdaterade Policyn gäller från det datum som anges i Policyn. Om en ändring kräver samtycke eller annan åtgärd kommer Bolaget att inhämta detta där så krävs.